会議が終わるたびに議事録作成に時間を取られ、他の仕事が後回しになっていないでしょうか。「AIを使えば早いらしい」と聞いたことはあっても、実際にどう使えば失敗しないのか分からず手を付けられていない事務担当者の方は少なくありません。この記事では、録音から議事録完成までの具体的な手順と、AIが間違えやすいポイント、公開前に人が確認すべきことを整理します。
議事録作成に追われていませんか？事務担当者が感じる負担の実態
キヤノンマーケティングジャパン株式会社の調査によると、議事録作成経験者が年間平均約320時間を議事録作成に費やしており、週1回以上会議に参加する人は55.3%、議事録作成業務に負担を感じている人は67.2%にのぼります。またソースネクスト株式会社の調査では、1回の議事録作成にかかる時間は平均50.4分、上司による修正や修正依頼が発生したケースは8割にのぼるという結果が出ています。一方で同じ調査で、AIによる録音・文字起こしサービスを利用している議事録作成者はわずか7%にとどまっています。負担は大きいのに使われていないのは、「間違えたら恥ずかしい」「どう使えばいいか分からない」という不安があるからではないでしょうか。中小企業基盤整備機構の調査でも、音声認識・議事録作成は中小企業のAI活用の代表的な分野として挙げられており、商工組合中央金庫の調査でも、「メール・報告書・議事録の作成・要約」が生成AI活用事例の最多クラス（74.0%）として挙がっています。つまり使い方さえ分かれば、十分に取り組みやすいテーマだということです。
🛠 この記事のようなAIの使い方や業務改善の課題は、ご相談ください。どの業務から始めるかの整理から、現場で使われるまで一緒に進めます（相談は無料）。
Process
AI議事録の作り方｜会議前の準備から完成までの5ステップ
AIで議事録を作るツールはたくさんありますが、まず大事なのはツール選びより手順です。AIを使う場合も、人が作る場合と同じ順番で進めれば失敗しにくくなります。
- 会議前の準備：アジェンダ（話す項目の一覧）を参加者に事前共有し、取引先名・担当者名・製品名などの固有名詞をあらかじめリスト化しておきます。これがAIの聞き間違いを減らす最大のコツです。あわせて、参加者に「録音してAIで文字起こしする」ことを前もって伝え、了解を得ておきます（社外の人が入る会議は特に）。
- 録音：会議の冒頭でも録音することを伝えます。参加者の発言が重ならないよう「一人ずつ話す」ルールを決め、マイクをできるだけ発言者の近くに置きます。オンライン会議なら会議システムの録音機能、対面会議ならICレコーダーやスマホで代用できます。
- AIによる文字起こし：録音データをツールに読み込ませ、発言をテキスト化します。話者ごとに分けて表示される機能があると、後の確認が格段に楽になります。
- AIによる要約：文字起こしをもとに、決定事項・次回までのタスク・発言者ごとの要点などをAIにまとめさせます。
- 人による確認・修正：人名・数字・決定事項を中心に、原稿や元の録音と照らし合わせて確認します。ここを省略すると、誤った議事録がそのまま関係者に共有されてしまいます。
この「自信のない箇所を人が確認する」という考え方は、議事録に限った話ではありません。当社では、FAXの注文書をAIが読み取って受注表（エクセル）に入れる仕組みを作り、デモとして動画で公開しています（動画の注文書は架空の見本です）。そこでも、読み取りに自信のない欄だけを黄色で示し、人はその部分だけを確認すればよい設計にしました。AIにすべてを任せきるのではなく、間違えやすい箇所だけを人が見る、という役割分担が実務では現実的です。
「まずは自社の会議でどう使えるか聞いてみたい」という段階でもご相談いただけます。
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AIが間違えやすい3つのポイントと、公開前に確認すべきチェックリスト
誤解1：AIは人名や固有名詞を正しく聞き取れる。実際には、同音異義の人名や社外の取引先名、似た音の製品名などは誤変換が多く発生します。「佐藤様」が「佐東様」になる、取引先の正式名称が略称のまま残る、といったことが起こります。
誤解2：数字や金額は機械なので間違えない。実際には、聞き取りにくい発言や早口の数字は誤って変換されやすく、「300万円」が「30万円」になる、日付の年・月・日がずれるといった誤りも珍しくありません。
誤解3：会議で話が出た内容は、そのまま決定事項として扱ってよい。実際には、「検討する」「持ち帰る」といった発言と、「決定した」「合意した」という発言をAIは同じ文脈で要約してしまうことがあり、検討段階の話が決定事項として議事録に記載されてしまうケースがあります。
公開前には、次の点を目視で確認することをおすすめします。
- 人名・会社名・製品名は、事前に用意したリストや原稿と1つずつ照合する
- 金額・日付・数量は、見積書や資料の原本と突き合わせる
- 「決定事項」と「検討事項」を議事録上で明確に書き分ける（見出しを分ける、表記を変えるなど）
- 違和感のある箇所は録音を聞き直す
Rules
社外秘・個人情報を含む会議でのAI議事録利用ルール
議事録をAIで作成する前に、何を入力してよいかのルールを決めておく必要があります。顧客の個人情報、社員の人事評価に関する発言、未公開の契約条件や取引条件などは、外部のツールにそのまま入力しないのが原則です。入力した内容がツール提供会社のサーバーにどのように保存され、どの範囲で扱われるかを確認せずに使い始めると、意図しない形で情報が外に出てしまうリスクがあります。この点については、社内AIに機密情報を入力するとどうなる？学習・漏洩の仕組みと判断基準でも仕組みを詳しく解説していますので、あわせてご確認ください。
あわせて、文字起こしデータや議事録ファイルの保存場所（社内の共有フォルダか、クラウドか）、閲覧できる人の範囲（会議の関係者に限定するかなど）も事前に決めておくと安心です。ルールを決めずに「便利だから」と使い始めてしまうと、後から機密情報の扱いが問題になることがあります。
Comparison
議事録AIを選ぶときに確認すべき視点
おすすめのツールを探す前に、どのツールが優れているかより、自社の使い方に合っているかで選ぶ方が失敗しません。確認すべき視点は次の4つです。
- 社外秘対応：入力したデータがAIの学習に使われるか、どの程度の期間保持されるかを確認する
- 話者分離の精度：誰が発言したかを正しく区別できるか。特に参加者が多い会議では重要
- 人名・固有名詞の辞書登録：取引先名や社内の専門用語をあらかじめ登録し、誤変換を減らせるか（取引先名を登録するのは、利用規約で保存の扱いを確かめてから）
- 修正のしやすさ：文字起こし結果を直接編集でき、修正履歴が残る仕組みになっているか
この4点を押さえたうえで、無料のお試し期間などを使って試してみるのがおすすめです。最初は、社外秘を含まない社内の定例会議など1つで試すと安心です。
FAQ
会議の議事録AI化についてよくある質問
無料のツールでも議事録作成に十分使えますか？
社外秘を含まない社内会議であれば、無料ツールでも対応できることが多いです。社外秘の情報を扱う会議では、データの保持期間や学習に使われるかを利用規約で確かめるだけでなく、その会議の内容を社外のサービスに出してよいかを社内で確認してから使ってください。
録音データはどのくらい保管しておけばよいですか？
決まった期間はありませんが、議事録の内容に疑義が出たときに聞き直せるよう、議事録作成が完了するまでは保管し、その後は社内のルールに沿って削除するのが一般的です。顧客情報を含む場合は特に扱いに注意してください。
文字起こしの精度が低いときはどうすればよいですか？
マイクの位置を発言者に近づける、会議中の雑音を減らす、固有名詞を事前にツールへ登録するといった対策で精度は改善します。それでも誤りが残る箇所は、録音を聞き直して人が修正してください。
オンライン会議と対面会議で手順は変わりますか？
基本の5ステップは同じです。オンライン会議は会議システムの録音・文字起こし機能をそのまま使える場合が多く、対面会議はマイクの配置や発言の重なりに特に注意が必要です。
社内にAIに詳しい担当者がいなくても導入できますか？
専任の担当者がいなくても始められます。まずは1つの会議で試し、手順とルールを固めてから社内に広げていく進め方であれば、無理なく運用できます。
AI議事録は、会議前の準備・録音・文字起こし・要約・人による確認という5つのステップを一つの流れとして行うことで、無理なく取り入れられます。特に人名・数字・決定事項の3点は誤りが起きやすいため、公開前に必ず目視で確認してください。あわせて社外秘情報の入力ルールや保存場所も事前に決めておくことが、後々のトラブルを防ぐコツです。自社の会議にどう取り入れればよいか分からない場合は、お気軽にご相談ください。
