資料請求が来たあとの作業は、件数が少ないうちは手で回せます。ところが件数が増えると、同じ会社がもう登録されていないかの確認、案件の登録、資料の用意、お礼のメールと、毎回同じ作業が積み重なり、返事が遅れがちになります。この作業を仕組みにする方法として、HubSpot（問い合わせや商談を管理する道具）には「ワークフロー」という自動化の機能があります。この記事は、私たちが手掛けたあるBtoBメディアで、資料請求が来たときに、ワークフローの機能ではなくAIで案件の登録と返信の下書きまでを進めている記録です。AIと人の分担を書いたうえで、ワークフローの機能と比べたときの違いを整理します。
資料請求が来てから、AIが進めることと人が行うこと
私たちが手掛けたあるBtoBメディアでは、資料請求が来たら、HubSpotの「ワークフロー」機能ではなく、AIで案件化と返信の下書きを進めています。
AIが行うのは、同じ会社の重複と会社の正式名称の確認、案件の登録と振り分け、届ける資料づくり、お礼のメールの下書きです。開封を確かめるためのリンクを貼る作業と、メールを送る操作は人が行います。資料ダウンロードのたびにAIで資料を作る仕組みの全体は、資料ダウンロードのたびにAIで資料を作る仕組みの記事で詳しく書いています。この記事では、その流れのうち「案件の登録と返信の下書き」の部分を、HubSpotのワークフロー機能と比べる形で見ていきます。
AIに作業を渡すときに、一般的に先に確かめておきたいこともあります。資料請求には、会社名や氏名、メールアドレスといった、相手から預かった情報が含まれます。使うAIの道具の利用規約で、入力した内容が保存されるか、学習に使われるかの扱いを確かめ、AIに渡す項目は作業に必要な最小限にしておくのが安全です。
相手に何かが届く操作を人の側に残すかどうかは、資料請求への対応を仕組みにするとき、最初に決めておきたいことの一つです。
🛠 この記事のような営業や顧客管理の課題は、ご相談ください。問い合わせの管理から、見込み客のフォローまでを仕組みにします（相談は無料）。
Overview
HubSpotのワークフローでできること
比べる相手として、HubSpotのワークフロー機能の中身を確かめておきます。HubSpotには、フォームの編集画面から設定できる「シンプルワークフロー」があり、すべての製品とプランで使えます。フォームが送信されたあとに、確認のメールを送ったり、タスクを作ったりといった後続の動きを自動にできます。HubSpotは、さらに高度な自動化には通常のワークフローを作るよう案内しています[1]。
通常のワークフローは、Marketing HubやSales Hubなどの「Professional」「Enterprise」のプランで使える機能です。登録のきっかけ（トリガー）を決め、メールを送る、担当者に割り当てるといった動作を順番に並べて、手順を自動にします。HubSpotの説明では、特定のフォームを送信したコンタクトを登録し、マーケティングメールを送って、担当のユーザーに割り当てる、という例が挙げられています[2]。
ワークフローの機能は、「何が起きたら、何をするか」が前もって決められる作業に強い仕組みです。きっかけの決め方については、HubSpotのワークフローのきっかけ（トリガー）の決め方で詳しく書いています。
Comparison
ワークフローとAIで進める場合の違い
ワークフローとAIは、どちらが上というものではなく、得意な作業が違います。一般的な違いを並べると次のとおりです。
| 比べる点 | HubSpotのワークフロー | AIで進める |
|---|---|---|
| 得意な作業 | 条件と動作が前もって決まっている作業（決まったメールを送る、担当に割り当てるなど） | 中身を読んで判断が要る作業（会社の正式名称を調べる、届ける資料を相手に合わせて作るなど） |
| 使えるプラン | 通常のワークフローはProfessional・Enterpriseのプラン[2]。フォームのシンプルワークフローはすべてのプラン[1] | HubSpotのプランとは別に、AIを動かす仕組みが要る |
| 結果のぶれ | 同じ条件なら毎回同じ動作になる | 入力によって結果が変わることがあり、人の確認を前提にしたほうがよい |
| 手順を変えるとき | HubSpotの画面で設定を直す | AIへの指示の中身を直す |
| 向いている場面 | 件数が多く、毎回の対応が同じ | 件数はそれほどでもなく、一件ごとに調べる・書く手間がかかる |
表のとおり、ワークフローは同じ動作を確実に繰り返すことに強く、AIは一件ずつ中身を見て調べたり書いたりすることに強い、という違いがあります。両方を組み合わせる形もありえます。たとえば、資料請求の直後の自動返信はフォームの自動化で送り、その後の調べものや下書きはAIに任せる、という分け方です。どちらを使うかは、自社の資料請求のあとの作業が「決まった動作」中心か「調べて書く」作業中心かで考えると、判断しやすくなります。
もう一つ見ておきたいのは、仕組みを引き継ぐときの分かりやすさです。ワークフローは、きっかけと動作の並びがHubSpotの画面に図のように残るため、後から別の人が見ても、何が起きたら何が動くかを追いやすい形です。AIで進める場合は、何を調べ、何を作り、どこで人に渡すかを、指示の文章や手順書として書き残しておかないと、担当が替わったときに中身が分からなくなりがちです。どちらを選ぶにしても、「今どこまでが自動で、どこからが人か」を、関わる人が同じ言葉で説明できる状態にしておくことが、長く使い続けるための条件になります。
Company
同じ会社の重複と、正式名称の確かめ方
AIが受け持つ作業のうち、同じ会社がすでに登録されていないかの確認と、会社の正式名称の確認は、顧客管理の記録をきれいに保つための作業です。
HubSpot自体にも、重複を防ぐ仕組みがあります。HubSpotは、コンタクト（人）はメールアドレスで、会社はドメイン名（メールアドレスやサイトのアドレスの「@」や「www.」の後ろの部分）で、重複を自動的に取り除くと説明しています。会社のドメイン名が同じなら、同じ会社として扱われるという考え方です[3]。
ただ、ドメイン名だけでは見分けにくい場合もあります。一つの会社が複数のドメインを使っている、あるいは資料請求のときにフリーメールのアドレスが使われた、といった場合です。そうしたときは、会社名で照らし合わせる必要がありますが、会社名は「株式会社」の位置や略し方で表記が揺れます。
正式名称を確かめる公的な手がかりの一つが、国税庁の法人番号公表サイトです。法人番号は株式会社などの法人が持つ13桁の番号で、国税庁は、法人番号を指定した法人の「商号又は名称」「本店又は主たる事務所の所在地」「法人番号」の3つの情報を公表しています[4]。表記が揺れる会社名を、公的に登録された名称にそろえておくと、後から同じ会社を探すときや、別の担当者が案件を引き継ぐときに迷いにくくなります。
資料請求や問い合わせのあとの流れを、HubSpotの設定とAIの組み合わせで仕組みにしたい場合は、今の流れを伺いながら、自動化できる範囲を一緒に整理します。
営業の仕組みづくりについて相談するHuman
リンクを貼る作業と送る操作は人が行う
このBtoBメディアでは、開封を確かめるためのリンクを貼る作業と、メールを送る操作は人が行っています。
開封を確かめるためのリンクの仕組みとしては、たとえばHubSpotの「ドキュメント」機能があります。資料をアップロードして共有用のリンクを作ると、どのコンタクトが資料に反応しているかが分かり、フォローに適したタイミングをつかむのに使える、とHubSpotは説明しています。この機能は、Sales HubやService HubのStarter以上のプランなどで使え、利用には割り当てられたシートが必要です[5]。
送る操作を人が持つことには、一般的に次のような意味があります。メールは一度送ると取り消せません。宛先の会社や担当者の名前、資料の中身が相手に合っているかを、送る直前に人の目で確かめる所があれば、AIの下書きに誤りがあっても相手に届く前に止められます。下書きまでを機械が進め、最後の一歩だけ人が受け持つ分担は、作業の手間を減らしつつ、相手に届くものへの責任を人の側に残す形です。
Another Form
別のフォームでは、自動返信に面談の予約リンクを付けた
同じ資料請求でも、フォームによって扱いを変えることがあります。別の資料請求のフォームでは、HubSpotの自動返信に、面談を予約するリンクを付けました。
HubSpotには、相手に面談の時間を選んで予約してもらうための「スケジュール設定ページ」を作る機能があり、相手はミーティングのリンクからそのページにアクセスして予約できます。GmailやOffice 365のカレンダーとつなげば、予約された面談がカレンダーに反映されます[6]。フォームの送信後に自動でメールを送る仕組みは、前に見たフォームの自動化で設定できます[1]。
自動返信に予約のリンクを付けると、資料を受け取った人が、話を聞きたいと思ったその場で面談の時間を選べます。一件ずつ調べて書く対応と、決まった返信をすぐに返す対応のどちらが合うかは、そのフォームから来る資料請求の性格によって変わります。
Checklist
資料請求のあとの流れを決めるときの問い
最後に、資料請求のあとの流れを仕組みにするときに、先に答えておきたい問いを一般的な形でまとめます。
- 資料請求のあとに、毎回どんな作業が発生しているか：重複の確認、登録、資料の用意、お礼のメールなどを書き出します。
- その作業は「決まった動作」か「調べて書く作業」か：前者はワークフローの機能、後者はAIが向いていることが多い作業です。
- 相手に届く操作を誰が持つか：送信など取り消せない操作を、人が確かめる所に置くかどうかを決めます。
- 会社の記録をどうそろえるか：ドメイン名での重複の扱い[3]と、会社名の表記のそろえ方を決めます。
- フォームごとに扱いを変えるか：自動返信で予約のリンクを返すフォームと、一件ずつ対応するフォームを分けるかを決めます。
Sources
参考にした資料
FAQ
よくある質問
HubSpotのワークフローは、どのプランで使えますか？
通常のワークフローは、Marketing HubやSales Hubなどの「Professional」「Enterprise」のプランで使える機能です。フォームの編集画面から設定するシンプルワークフローは、すべての製品とプランで使えます。最新の条件はHubSpotの公式の説明で確かめてください。
AIに任せると、間違ったメールが送られることはありませんか？
AIの下書きに誤りが入ることはありえます。私たちが手掛けたBtoBメディアでも、メールを送る操作は人が行っています。送る直前に人が確かめる所を残しておくと、誤りが相手に届く前に止められます。
ワークフローとAIは、どちらか一方を選ぶ必要がありますか？
どちらか一方である必要はありません。決まった返信をすぐに返す部分はフォームの自動化やワークフロー、一件ずつ調べて書く部分はAI、と作業ごとに分けて組み合わせる形も考えられます。
資料請求のあとの流れづくりを外に任せられますか？
当社は、HubSpotを中心に、問い合わせから商談までの流れの設計や、問い合わせの自動の振り分け、営業への通知の設計などをご支援しています。今の流れを伺い、置き換えられる所から段階的に仕組みにしていきます。
資料請求のあとの作業を仕組みにするとき、HubSpotのワークフローを使うかどうかより先に、作業を「決まった動作」と「調べて書く作業」に分け、相手に届く操作を誰が持つかを決めておくことが大切です。私たちが手掛けたあるBtoBメディアでは、重複と正式名称の確認、案件の登録と振り分け、資料づくり、お礼のメールの下書きまでをAIで進め、リンクを貼る作業と送る操作は人が行っています。資料請求から商談までの流れを、続けて見直しながら整えたい場合は、今の流れを伺うところからご一緒します。
