受発注業務とは？受注側の実務目線で整理する「注文受付→請求」の流れとミスが起きやすいポイント

受発注業務とは何か——注文受付から請求までを指す言葉

受発注業務とは、注文を受け付けてから、入力・確認・出荷・請求までを行う一連の事務作業のことです。本記事では売る側（受注側）の業務に限定して扱います。買う側が複数の仕入先を比較して発注先を決める、といった話は含みません。実際には多くの中小企業で、この一連の作業が紙やFAX、電話を中心に行われています。日経クロステックの記事では、帝国データバンクの調査をもとに、日本の中小企業の7〜8割が受発注をFAXでやり取りしていると紹介されており、「受発注業務は紙やFAXが前提」という状態は今も珍しくありません。

Flow

受発注業務の流れ｜「注文受付→請求」の6つの工程

受注側の作業は、おおよそ次の6つの工程に分かれます。

1. 注文受付：FAX・電話・メール・Webなどで注文が届く。
2. 受注入力：届いた注文内容を、受注台帳や販売管理システムに転記する。
3. 在庫確認：手配可能な数量があるかを確認する。
4. 納期回答：在庫状況をもとに、顧客へ納期を伝える。
5. 出荷指示：倉庫や工場へ出荷の指示を出す。
6. 請求：出荷実績をもとに請求書を作成し、送付する。

工程としては単純ですが、どの会社でも同じ流れを踏んでいるからこそ、各工程で起きる手間の積み重ねが「受発注業務は難しい」という感覚につながっています。

Misconceptions

なぜ「受発注業務は難しい」と言われるのか——よくある誤解3点

誤解1：FAXや電話での受注は、業種的に仕方がない。実際には、FAXや電話を使うこと自体が問題というより、そこから先の「手で転記する」工程が積み重なることが負担を生んでいます。株式会社アイルの調査では、中堅・中小企業の85.8%が転記作業を伴う「アナログ業務」で受注しており、受注方法の最多はFAX（37.2%）という結果が出ています。受け取り方自体を変えなくても、転記部分だけを見直す余地があります。

誤解2：入力ミスは、注意すれば防げる。実際には、同じ注文内容を受注入力・在庫確認・請求と何度も見返す構造そのものが、転記ミスや確認漏れを生みやすくしています。個人の注意力ではなく、工程の数を減らす方向で考える必要があります。

誤解3：受発注業務のシステム化は、ある程度の規模の会社でないとできない。実際には、既存のExcelの受注表をそのまま使いながら、入力の手前だけを仕組み化するといった小さな単位での改善も可能です。全体を一気に置き換える必要はありません。

Process

工程別に見る、ミスと手間が生まれやすいポイント

受注入力の工程では、FAXや手書きの注文書を見ながら受注表へ一件ずつ転記するため、品番や数量の読み間違い・入力漏れが起きやすくなります。在庫確認・納期回答の工程では、受注表と在庫表を別々に見比べる二重チェックが必要になり、担当者によって確認の精度にばらつきが出ます。出荷・請求の工程では、出荷実績と請求内容の突合が漏れ、数量の食い違いに気づかないまま請求書を発行してしまうケースもあります。

当社では、FAXや手書きの注文書をスマホで撮影するかスキャナーで読み込むだけで、AIが内容を読み取って受注表（Excel）に明細を1行ずつ入力する仕組みを作り、動画で公開しています。読み取りに自信がない欄は黄色で示し、横の欄に理由を添えることで、人が確認するのは黄色の箇所だけで済むようにしています。手書き・かすれたFAX・印刷・複合機のスキャンPDFの4種類で試しており、受注表の列構成は、各社が今使っているExcelの形式に合わせられます（動画内の注文書は社名・品名とも架空の見本です）。こうした事務作業の自動化の中でも、受注の入力は、受注入力の転記ミスを減らす入り口として位置づけています。なお、入力以外の繰り返し作業を自動化したい場合は、RPA導入支援のように既存の作業手順をそのまま自動化する選択肢もあります。

Comparison

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FAQ

受発注業務に関するよくある質問