事務作業の自動化– category –

月次決算のチェックリストを、月末から月初の日程順に整理します。売上・在庫・入金の集計と報告資料づくりのうち、毎月同じ手順でくり返している作業を見つけて、仕組みに任せられる形に変えていく進め方を、中小企業向けに解説します。

エクセル作業の自動化を、関数・ピボットテーブル・マクロ・AIの4つの段階で整理します。日報の集計や月の売上表を例に、今日から試せる手順と、どこまで自社でやってどこからAIに任せるかの考え方、社外秘の扱いの注意まで紹介します。

エクセルで顧客台帳を作って顧客管理を続けるコツを解説します。列の決め方、入力のルール、重複を防ぐ工夫、台帳を開ける人の決め方と、エクセルでの運用に限界が来たときに出る3つのサインを、中小企業向けに整理します。

客に出す見積書を作る時間を減らす方法を解説します。インボイス制度に対応した必ず書く項目、ひな形の作り方、過去の見積書から下書きを作る手順、AIに下書きを作らせるときに人が確かめる所と、社外秘の扱いの注意まで紹介します。

請求書の自動化は、発行・照合・入金消込・仕訳の4つの工程に分けると、エクセルで足りる所とAIが要る所が見えてきます。消費税法の記載事項、国税庁のスキャナ保存の決まり、令和7年度の電子帳簿保存法の改正をもとに、工程ごとの進め方を整理しました。

入金消込とは何かを、経理の専門用語をできるだけ使わずに説明します。エクセルで消し込む5つの手順、振込名義の違い・まとめ払い・手数料の差し引きで金額が合わないときの対処、自動にできる所と人が見る所の分け方まで紹介します。

受発注業務とは何かを、注文を受ける側の事務に絞って整理します。注文受付から請求までの6つの工程の流れと、転記ミス・二重入力・確認漏れが起きやすい所、FAXや手書きの注文書を受注表に入れる手間を減らす方法を紹介します。

請求書・注文書をAI-OCRで読み取って転記をなくす手順を解説します。読み取る項目と会計・販売管理システムへの取り込み先の対応、読み取り後に人が確かめる所、手書き・単価の空欄・裏写りといった例外の扱い方まで紹介します。

AI-OCRサービスを比べるときは、読み取りの精度の数字だけでなく、読み違いがありそうな所を示してくれるか、書類のデータをどこで扱うかを見ます。総務省の自治体向けガイドブックの事例や個人情報保護委員会の注意喚起をもとに、種類の違いと比べる軸を整理しました。

経理AI導入率は24.3%。中小機構・LayerX調査データをもとに、会計AI導入で変わる業務と仕訳・OCR・経費精算の自動化ステップ、PoCから本番運用までの進め方を解説します。